Si te encuentras desarrollando actividades que te solicitan la elaboración de reportes, podemos recomendarte algunas pautas para que mejores la calidad de tus entregas.
Nunca olvides plantear y respetar una estructura. Si el lugar que te solicita los reportes ya cuenta con un esquema adecuado para la elaboración de reportes, procura llevar su orden. Por lo regular la presentación de un reporte informa tres o cuatro puntos principales centrados en una finalidad específica que le da sentido a cada punto.
Es muy importante llevar a cabo lecturas previas a las entregas, pues con ellas podrás determinar si quien recibe tu reporte podrá realizar una lectura rápida y concreta. Selecciona los objetivos a los que apuntas, adjunta los datos necesarios para sustentarlos y redacta de manera concreta.
Hablar de una extensión ideal de los reportes es pura ficción. Si se realiza una redacción concreta, cada parte del reporte contará con la extensión que por sí misma exige. Ensanchar el número de páginas innecesariamente sólo puede estar provocado por situaciones de inseguridad o falta de conocimientos, pero no te dejes engañar. Recuerda que si cuentas con los datos completos no tienes por qué añadir información de más.
Si no cuentas con una estructura especialmente solicitada para tus reportes, puedes basarte en una estructura de fácil comprensión. Comienza por una introducción en donde se informe el objeto del reporte. Esto permitirá comprender el resto del reporte bajo el mismo tenor.
Si requieres detalles adjunta los precedentes a la situación actual, con ello presentarás las razones que exigen la necesidad del reporte actual. Si se recurren a términos especializados es una buena idea dedicar un pequeño espacio a la especificación de su significado.
Para añadir los puntos del informe y los datos que los respalden procura centrarte en una base objetiva, en donde no omitas resultados positivos o contrarios a lo deseado. Puedes ayudarte con tablas informativas o gráficos que ilustren y relajen la pantalla de tantos porcentajes.
Cuando añadas las conclusiones puedes tener la posibilidad de adjuntar alguna recomendación que cuente con la base del reporte y los antecedentes presentados. Otra idea que puede añadir buenos resultados es colocar algo de información secundaria que sirva de complemento a todo el documento: con ello mostrarás un manejo de conocimientos contextuales que siempre aportan ayuda.
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